データ管理用の表にするには
2014年 01月 26日
Excelには、並べ替えやフィルター機能などデータ管理するために便利な機能があります。
また、拡張機能としては、テーブルやピボットなどもあります。

講習会やテキストでExcelって便利だなぁ~と感嘆されるのですが、
実際、自分がお手持ちの表(データ)でテーブルやピボットを活用しようとしても、習ったとおりにならない、テキスト通りにならないという声はよく聞きます。

まず、お手持ちの表がデータとして活用できるかどうか、チェックすしてみてください。

①空白行、空白列に囲まれていますか?
隣接するセルに日付やタイトルが入力されていませんか?
Excelは、空白行、空白列で囲まれた範囲をデータとして認識します。
タイトルや日付をどうしても入力したいのなら、一行挿入して入力ましょう。

②先頭行は列見出しになっていますか?

③同じフィールドには同じ種類のデータが入力されていますか?
時々、数値に見えても文字列のセルがあったりします。数値は半角ですよね。

④1行に1レコードのデータを入力されていますか?
複数行に分けると、並べ替えやフィルターが動作しません。

⑤セルの先頭に空白スペースが入力されていませんか?
中央揃えに設定してあるように見えても、空白スペースで揃えられていることがあります。
どうしても先頭に空白を入れたい場合は、インデントで調整してください。
a0030830_2024048.gif


⑥全角文字と半角文字が混在していませんか?

⑦1枚のシートには、一つの表を作成してますか?
複数の表があると、抽出結果の影響をうけてしまうことがあります。

綺麗な表を作って相手に送っても、受け取った方は、データとして分析されるのかもしれません。
できるだけ、データベース機能が損なわれない表を作成したほうが汎用性があると思います。
by hama_y | 2014-01-26 12:36 | Excel |▲TOPへ

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