名前を入力すると、住所も自動的に入力できるようにしたい
2008年 10月 24日
職場での質問です。

Excelで書式を作成されています。
その書式にたくさんの入力箇所があります。

このセルに会社の名前を入力すると、隣のセルに自動的に郵便番号と住所が入力できるようにならないでしょうか?それができると、すごく便利なんですけど・・・・・・とのこと。

書式のワークシートとは、別のワークシートに会社の名前と住所が入力されていました。
おそらく、このシートから会社名や住所をコピーして貼り付けされていたのでしょう。

効率よくするためには、VLOOKUP関数と入力規則を使うといいですね。

Sheet1には、下のような書式があるとします。(実際の書式とは全く違います。例としてあげています。)
a0030830_871399.gif

Sheet2には、下のような住所録があります。
a0030830_825176.gif

Sheet1のセルB3に会社名が入ると、セルC3には郵便番号、セルD3には住所が自動的に表示できるといいですね。会社名もリストから選択できるようにすれば、もっと効率的ですね。

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VLOOKUP関数を使って参照範囲から目的の値を表示できるようにしましょう。
まずセルB3に会社名を一つ入力しておきます。
a0030830_8253230.gif

セルC3に数式を入力します。
数式を入力するには、関数ウィザードを使う方法もありますが、↓のように「=vlookup(」まで入力すると、ポップヒントが表示されますので、これだけでも分かりやすいのではないでしょうか?
このヒントに沿って入力していきます。
a0030830_8275470.gif

検索値は、「セルB3」、範囲は、「Sheet2のセルB2からセルD9」
列番号は、「2列目」、検索の型は「完全一致」となりますから、数式は↓のようになりますね。
=VLOOKUP(B3,Sheet2!B2:D9,2,0)
a0030830_8351368.gif

数式をコピーしたときに参照の位置がずれないように絶対参照もつけましょう。
=VLOOKUP($B3,Sheet2!$B$2:$D$9,2,0)
a0030830_10102011.gif

セルD3の数式の列番号は3になります。
=VLOOKUP($B3,Sheet2!$B$2:$D$9,3,0)
a0030830_8433028.gif

このまま下の行へ数式をコピーすると、エラーが表示されます。
検索値のセルが空白であってもエラーが表示されないように、IF関数を使って数式を↓のように修正します。隣のセルD3も修正します。
=IF(B3="","",(VLOOKUP($B3,Sheet2!$B$2:$D$9,2,0)))
a0030830_8492324.gif

そして、下のセルへコピーするといいです。
a0030830_8543164.gif

上の内容では、分かりづらい方もいらっしゃるかもしれません。
VLOOKUP関数で、より詳しく解説していますので、ぜひご参照ください。

エラーを非表示にする方法として、Excel2007では、IFERROR関数を使うことができます。
VLOOKUP関数のエラー回避で解説しています。


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会社名も入力しなくていいように入力規則をつけてリストから選べるようにしてみましょう。
まず、Sheet2で会社名の範囲に名前をつけます。
名前定義については、名前定義の活用で解説しています。参考になると思います。
Sheet2のセルB2からセルB9までを範囲選択して、名前ボックスに任意の名前を入力して「Enter」キーで確定します。(名前定義がうまくいかない場合は、ここで「Enter」キーを2回押してみてください。)
a0030830_91176.gif

Sheet1で入力規則をつけたい範囲を選択します。
メニューバーの「データ」から「入力規則」をクリックします。
a0030830_8575420.gif

「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されます。
「入力値の種類」の▼ボタンをクリックして、「リスト」を選択します。
「元の値」には、「=会社名」と入力します。「OK」ボタンをクリックします。
a0030830_94684.gif

B列のセルをクリックして、リストから選択してみてください。
a0030830_963438.gif

便利になりましたね。
a0030830_975054.gif

Excelではこういうことができる、こういう機能があるということを知ってほしいです。
そして、実際使ってみてください。

VLOOKUPの近似値を使う方法は、以下の記事で解説しています。



by hama_y | 2008-10-24 21:29 | Excel |▲TOPへ

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