カテゴリ:Excel( 684 )

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右から4文字抜いた文字列
2015年 09月 09日
マトリックス表からデータベースにしたのはいいけど、長いコードを右から4文字抜いたフィールドにしたいなと・・・

=LEFT(A1,LEN(A1)-4)で求めることができました。
a0030830_22225696.gif


LEFT関数は、先頭から指定された数の文字を求めます。
a0030830_2223938.gif


LEN関数は、文字列の長さを求めます。
a0030830_22232022.gif

by hama_y | 2015-09-09 22:25 | Excel |▲TOPへ

先頭に0をつけた文字列にするには
2015年 09月 09日
データクレンジングは本当に面倒です。

さっと出来る予定のものが次から次へ・・・あれ?と詰まってしまいます。

今日、使った関数です。
下のように本来は先頭に0がついた4桁の番号なのですが、0が抜けて3桁の数字になっているものがあります。
a0030830_2293537.gif


TEXT関数という便利なものがあるんですね。
=text(A1,"0000")と入力して、下へドラッグ。
4000件以上のレコードだったので、とても役立ちました。
a0030830_2212062.gif


TEXT関数(Microsoft)

by hama_y | 2015-09-09 22:12 | Excel |▲TOPへ

PowerViewのタイル
2015年 09月 08日
タイルにフィールドを追加すると、スライサーのように絞り込みができるんですね。
a0030830_21495365.gif


タイルの種類を「タイルフロー」にすると、下のようになります。
a0030830_2242267.gif


スライサーは使えないのかしらん。
スライサーのボタンはあるのですが、有効になりません。うーん。
a0030830_2272921.gif


もっと仲良しになりたいわ(^^♪

by hama_y | 2015-09-08 22:07 | Excel |▲TOPへ

PowerViewでできないこと
2015年 09月 08日
最近、使いはじめたExcel2013のPowerViewですが、触る度に発見があり、とても楽しみです。
手持ちのExcelデータを元にして、わかりやすい動的なレポートを作成することができます。
PowerViewで解説しています。
a0030830_21585897.gif


・PowerViewシート上に作成したグラフをコピーして、他のシートへ貼り付けることはできません。残念!
このままWordやPowerPointに貼り付けられたらいいのですが・・・
PowerViewシートへの貼り付けは可能です。
a0030830_21501643.gif


・フィールドリストの各領域に配置したフィールドをドラッグで削除できません。
通常のピボットに慣れていて、ついついドラッグしてしまいます。(^^ゞ
a0030830_2150251.gif


・印刷がうまくいかない。
これはよくわからないのですが、自宅ではPowerViewを印刷できるのですが、職場の複合機では印刷できたり、できなかったり・・・原因はわかりません。
仕方ないので、PDFに保存して印刷しました。

・PowerViewシートを選択している状態では、オプションを開くことができません。無効になります。
a0030830_22143884.gif

by hama_y | 2015-09-08 21:56 | Excel |▲TOPへ

データクレンジング時に必要な操作や機能
2015年 08月 01日
「データはありますよ。」と、Excelブックで渡されることがあります。
見た目は綺麗なデータに見えますが、そのExcelをAccessにインポートしようとしても、すんなりとはいかないことがほとんどです。
90%ぐらいは、出来ません!!キッパリ。システムからダウンロードしたCSVであってもです。
これまで派遣社員として数社の企業で働いてきましたが、どこも真面なデータベースはありませんでした。
インポートできるデータにするためには、Excelであれこれ、たーくさん作業しなければなりません。

また、Excelで既存の表をテーブルやピボットテーブルに変換しようとしてもうまくいかないことも多々あります。テーブルやピボットテーブルに変換する時の注意点で解説しています。
市販のテキストや、パソコン教室で学習する時のデータは、綺麗なんです。クレンジングの必要がないデータなんです。だから、うまくいくんですね。ただ、職場では、そんな綺麗なデータは存在しないことがほとんどです。データをクレンジングするところから、戦いが始まります。

そのデータクレンジング時に必要な操作や機能です。
最低、これぐらいの操作や機能は知っておかなければ、クレンジングはできません。

重複のチェック
これは、Excel2007以降であれば標準の機能ですね。「ホーム」タブにある「条件付き書式」を使うといいですね。
a0030830_16223155.gif

重複の削除
これも標準の機能です。「データ」タブにあります。
a0030830_16252097.gif

空白の削除
これは、「検索と置換」ダイアログボックスを起動して置換作業でできます。
Excelは、Wordと違ってセル内の空白スペースが分かりづらいですね。Accessにインポートした場合、文字列の前や後ろに空白スペースがあると別物と認識されてしまいます。データの抽出などを行った際に、意図しない結果となることがあります。文字列の前後の空白スペースは要注意です。
a0030830_16291864.gif

Vlookup関数
Excelが出来るというレベルは、この関数は使えるくらいであってほしいなぁと思います。
正しい値を引っ張ってくるときに、よく使います。

EXACT関数
隣り合った文字列が合っているかどうか確認するときに便利です。
a0030830_16315447.gif
文字列から文字をとり出す関数
入力された文字列はばらばらなんですよ。文字数もばらばらです。

文字列の文字数を揃えるときに便利です。たとえば、本来は先頭に0がついた4文字の番号なのに、先頭の0が抜けて3文字の番号になっているものがあった時などに便利です。

データ型の変換
日付に見えても、文字列のときがあります。これじゃ、時間の計算はできませんからね。
これ、区切り位置を使うと便利です。姓名を分けるときにも使えます。重宝する機能です。ピボットテーブルで日付のグループ化ができないでも解説しています。
a0030830_16343788.gif

文字列変換アドインこちらのサイトのアドインは、便利なものが多いです。お世話になっています。
日本語ってヤダなぁと思います。全角カタカナ、半角カタカナ、アルファベットの全角、半角、漢字、ひらがな、機種依存文字、外字。。。本当に面倒。英語圏の人は、こんなに苦労はしないんじゃないでしょうか?

最後にもっとも重要なことは、気力と体力です。いかんせん、孤独な戦いです。
データクレンジングについて愚痴ってます。日本語データベース

by hama_y | 2015-08-01 18:20 | Excel |▲TOPへ

ピボットテーブルの小計の表示/非表示
2015年 07月 29日
ピボットテーブルで集計行が複数ある場合、各集計について表示したり、非表示にしたりすることができます。
下の画像はExcel2013です。レイアウトは表形式です。
ピボットテーブルを作成すると、自動で集計が行われ小計や総計が表示されます。
下の画像は「都道府県」と「販売店」の2つの集計行があります。
「デザイン」タブの「小計」をクリックして、
a0030830_22353825.gif

「小計を表示しない」をクリックすろと、二つの小計が非表示になります。
a0030830_22355216.gif

「都道府県」の小計は表示して、「販売店」は表示したくない場合は、販売店の小計セルで右クリックします。そして、ショートカットメニューから「販売店の小計」をクリックします。
a0030830_2236360.gif

これで、「販売店」の小計は非表示になります。
a0030830_22361431.gif

反対に「販売店」は表示して、「都道府県」の小計は表示したくない場合は、都道府県の小計セルで右クリックして、ショートカットメニューから「都道府県の小計」をクリックします。
a0030830_22362328.gif

都道府県の小計が非表示になります。
a0030830_22363994.gif

再度 表示したい場合は、また右クリックして同じ操作をしてください。メニューの先頭にチェックがあれば、表示され、チェックがない場合は非表示です。
a0030830_22365055.gif


困ったときの右クリックは、鉄則ですね。

by hama_y | 2015-07-29 22:50 | Excel |▲TOPへ

ピボットテーブルの列幅を固定したい
2015年 07月 13日
今日の質問です。

PowerPivotで分析されている方からの質問です。

質問者・・・データを更新するたびに列幅を調整しなければならない。固定できないですか?前にも聞いたような気がするんですが。。。。

私・・・「オプション」の「オプション」を開くと、ありますよ。

これも、ピボットテーブルを操作されている方から、よく受ける質問です。

ピボットテーブルの列幅を固定するで解説しています。

ピボットテーブルオプションから、「更新時に列幅を自動調整する」のチェックボックスをオフにします。
a0030830_22215571.gif


Excel2010は、「オプション」タブですが、
a0030830_2235240.gif

Excel2013は、「オプション」タブではなく「分析」タブです。
a0030830_22324280.gif


質問者さんの記憶のとおり、以前も教えたことがあります。でも、必要と思わないと覚えてないですよね。
マニュアルも作成して、渡していたのですが・・・
マニュアルって読まれることは稀ですね。でも、マニュアルは必ず求められます。求められても使われることがないのがマニュアルの運命なのかもしれません。

by hama_y | 2015-07-13 22:29 | Excel |▲TOPへ

Excel と PowerPivot の機能の違い
2015年 07月 10日
ExcelのピボットテーブルとPowerPivotでピボットテーブルを作成した場合の違いってなんですか?
と、質問を受けても答えられる自信はありません。
検索すると、Microsoftのページに比較した表がありました。参考になります。
PowerPivot: Excel での強力なデータ分析とデータ モデリング

ピボットテーブルを共有化する場合、データの改ざんができないようにするのは必須ですね。
この点を考えても、やっぱりPowerPivotは有効だと思います。

a0030830_1105419.gif

by hama_y | 2015-07-10 01:01 | Excel |▲TOPへ

複数シートに両面印刷やカラー印刷の一括設定をするには
2015年 06月 16日
下の記事に、その方法を解説していますが、
複数シートに両面印刷設定をするには

職場の富士ゼロックスの複合機でも、設定できます。もう、本当に感激です。
一時的に、印刷設定で通常使用しないプリンタにを切り替えて、また元に戻せばいいなんて!
a0030830_23403624.gif


もっと早くに知っていればなぁ~と悔やまれます。

印刷範囲の設定をしなくてはいけないわけでもないし。。。

たとえば、Sheet1からSheet6まで表やグラフがあって、表裏3枚の用紙に印刷したい場合、
Sheet1からSheet6までを選択して、コントロールパネルのプリンターを開き、プロパティから両面設定をします。
その後、Excelの印刷設定で既定のプリンターを一時的に他のプリンターに切り替え、すぐ既定のプリンターに戻します。 選択した全シートに両面設定が出来ます。そして印刷を実行すると、3枚の用紙に両面印刷ができます。
各シートごとに設定をする必要がなく便利です。

by hama_y | 2015-06-16 23:41 | Excel |▲TOPへ

計算できない
2015年 06月 08日
計算できないセルがあるんですけど・・・と質問を受けました。
下のようにセルB7では計算の結果が出るけど、セルC7では計算の結果が表示されていません。
この手の質問は、本当に多いです。
a0030830_22233750.gif

計算できないセルを選択して「ホーム」タブから「表示形式」を確認してみます。
「文字列」になっています。計算できない原因はこれです。
見た目では数値に見えますが、文字列で右揃えの設定がしてあります。
a0030830_22235040.gif

そして、エラーチェックオプションもオフに設定してあるので、ここが文字列になっているのがわかりにくいんですね。
a0030830_22305589.gif

こういう場合は、文字列のセルを選択して、「データ」タブの「区切り位置」をクリックします。
a0030830_22235980.gif

「次へ」をクリックします。
a0030830_22241030.gif

「次へ」をクリックします。
a0030830_22241992.gif

「列のデータ形式」で「G/標準」が選択されているのを確認して「完了」をクリックします。
a0030830_22342295.gif

これで計算の結果が表示されます。
a0030830_22243631.gif

でも、表示形式は「文字列」のままです。
a0030830_22244772.gif


Excelでは、データ形式と表示形式は別のようです。
以下のサイトがわかりやすく解説されています。
数値・数値文字列・文字列の関係について

by hama_y | 2015-06-08 22:40 | Excel |▲TOPへ




パソコンのお役立ち機能を一緒に学びませんか?[初心者のためのOffice講座 hamachan.info]のサポートブログです。
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