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データ管理用の表にするには
2014年 01月 26日
Excelには、並べ替えやフィルター機能などデータ管理するために便利な機能があります。
また、拡張機能としては、テーブルやピボットなどもあります。

講習会やテキストでExcelって便利だなぁ~と感嘆されるのですが、
実際、自分がお手持ちの表(データ)でテーブルやピボットを活用しようとしても、習ったとおりにならない、テキスト通りにならないという声はよく聞きます。

まず、お手持ちの表がデータとして活用できるかどうか、チェックすしてみてください。

①空白行、空白列に囲まれていますか?
隣接するセルに日付やタイトルが入力されていませんか?
Excelは、空白行、空白列で囲まれた範囲をデータとして認識します。
タイトルや日付をどうしても入力したいのなら、一行挿入して入力ましょう。

②先頭行は列見出しになっていますか?

③同じフィールドには同じ種類のデータが入力されていますか?
時々、数値に見えても文字列のセルがあったりします。数値は半角ですよね。

④1行に1レコードのデータを入力されていますか?
複数行に分けると、並べ替えやフィルターが動作しません。

⑤セルの先頭に空白スペースが入力されていませんか?
中央揃えに設定してあるように見えても、空白スペースで揃えられていることがあります。
どうしても先頭に空白を入れたい場合は、インデントで調整してください。
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⑥全角文字と半角文字が混在していませんか?

⑦1枚のシートには、一つの表を作成してますか?
複数の表があると、抽出結果の影響をうけてしまうことがあります。

綺麗な表を作って相手に送っても、受け取った方は、データとして分析されるのかもしれません。
できるだけ、データベース機能が損なわれない表を作成したほうが汎用性があると思います。
by hama_y | 2014-01-26 12:36 | Excel |▲TOPへ

セキュリティ設定について
2014年 01月 26日
作成したファイルを安易に変更されないように保護することができます。

①Windowsの機能を使って読み取り専用にする
各ファイルを読み取り専用にする方法と
フォルダーを読み取り専用にして、フォルダー内のすべてのファイルを読み取り専用にする方法があります。
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読み取り専用の設定で解説しています。

②開くためのパスワードを設定する
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パスワードを使用して暗号化で解説しています。Word、Excel、PowerPoint

③書き込みパスワードを設定する
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(画像はWord2010)
書き込みパスワードの設定で解説しています。Word、Excel、PowerPoint

④読み取り専用を推奨する
ファイルを開くときに読み取り専用で開くことを推奨するメッセージを出す方法です。
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(画像はExcel2010)
読み取り専用を推奨(Excel2010)、
開くとき読み取り専用を推奨する(Word2010)で解説しています。

⑤Excelでは、「ワークシートの保護」(2003)や、「ブックの保護」で保護することもできます。
by hama_y | 2014-01-26 10:43 | Office共通 |▲TOPへ

知っておくと便利なスクロールバーの使い方
2014年 01月 18日
今更ですが、Excelのスクロールバーの使い方です。

1画面単位でスクロールする方法って案外知られていない気がします。
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by hama_y | 2014-01-18 23:52 | Excel |▲TOPへ

IE11への自動アップグレードを止めるには
2014年 01月 17日
Internet Explorer10からInternet Explorer11への自動アップグレードを無効にする方法です。

メニューバーの「ヘルプ」から「バージョン情報」をクリックします。
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または、「ツール」から「バージョン情報」をクリックします。
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「Internet Explorerのバージョン情報」から「新しいバージョンを自動的にインストールする」のチェックボックスをオフにして閉じます。既定はオンになっています。
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企業向けには無効化ツールが提供されています。
マイクロソフト公式ダウンロード センターから Internet Explorer 11 自動配布の無効化ツールキット をダウンロード
by hama_y | 2014-01-17 23:07 | Internet Explorer |▲TOPへ

百万単位で少数第一位まで表示・負の数は赤く・「百万円」という文字列を表示
2014年 01月 12日
Excelのユーザー定義は、ぜひ学習してほしいと思っています。

セルの数値を百万単位にするには 「#,##0,,」

百万単位で少数第一位まで表示するには 「#,##0.0,,」

百万単位で少数第一位まで表示して、負の数は-をつけて赤くするには 「#,##0.0,,;[赤]-#,##0.0,,」

さらに「百万円」と表示するには 「#,##0.0,,"百万円";[赤]-#,##0.0,,"百万円"」
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元のデータはそのままにしてユーザー定義で表現できます。でも、難しいですよね。

文字列の後ろに「様」をつけるのも、ユーザー定義で出来るのですが、そういうデータを見ることは少ないです。
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Excel のセルの表示形式で [ユーザー定義] に使用できる書式記号について(Microsoft)

私も自分なりにまとめていますが、今でも時々、このページを見ないと設定できません。(^^ゞ
ユーザー定義の表示形式
by hama_y | 2014-01-12 21:21 | Excel |▲TOPへ

Googleの選択した検索結果を新しいウィンドウで開く
2014年 01月 07日
Googleで検索した結果を常に新しいウィンドウで開くようにすることができます。

①Googleのページを開いて、右下にある「設定」をクリックします。
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②メニューから「検索設定」をクリックします。
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③「結果ウィンドウ」の「選択された各結果を新しいブラウザウィンドウで開く。」のチェックボックスをオンにして、「保存」ボタンをクリックします。
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by hama_y | 2014-01-07 21:46 | Internet Explorer |▲TOPへ

Excelファイルを開くとグレイで何もない
2014年 01月 06日
時々、「Excelを開くと、何もないんですよ。おかしいんですよ。」との声を聞きます。

見せてもらうと、↓のようにグレイのままになっているんですね。
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こういう場合は、「表示」タブの「ウィンドウ」グループにある「整列」ボタンをクリックして、「ウィンドウの整列」ダイアログボックスを表示します。既定のまま、「OK」ボタンをクリックしてみてください。
画像は、Excel2010ですが、ほかのバージョンも同じ操作で試してみてください。
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ワークシートが、ひょっこり現れませんか?(^-^)
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これは、2台のモニタを使用してる方が保存した後、1台のモニタ使用者が開くと 時々こういう現象が起きます。
2台のモニタを使用してる方は、自分が使いやすいように表示されているのかもしれませんが、閉じる時は、メインモニタで最大化表示して閉じていただけないかしら。
by hama_y | 2014-01-06 23:43 | Excel |▲TOPへ

GoogleカレンダーはIE9ではサポートされない
2014年 01月 06日
WindowsVistaを1台持っているのですが、今日、 Googleカレンダーを表示すると、
「ご使用の古いブラウザはまもなくサポートされなくなります。Google Chromeなど、最新のブラウザにアップグレードしてください。」とのメッセージが・・・

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えーーっ!そうなの?知らなかった。
でも、Vistaって、IE10をインストールできないよねぇ。。。

ということは、VistaでGoogleカレンダーを使用したければ、IE以外のブラウザを使用しなきゃいけないのね。
ふーん

サポートされているブラウザ - カレンダー ヘルプ
by hama_y | 2014-01-06 23:14 | Internet Explorer |▲TOPへ

ドキュメント検査で情報削除後の再入力について
2014年 01月 05日
Office2010には、ドキュメント検査という個人情報などを自動的にチェックして削除する機能があります。(Office2007以降)

このドキュメント検査ですが、一度情報を削除した後、再度 作成者などを入力する場合、注意していただきたいことがあります。

まず、「ファイル」タブをクリックして「BackStageビュー」を開きます。
「情報」の「ドキュメント検査」をクリックします。
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「検査」ボタンをクリックします。
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「すべて削除」ボタンをクリックします。
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「閉じる」ボタンをクリックして「ドキュメント検査」を閉じます。
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プロパティを確認すると、作成者情報などが削除されています。
再度、ここへ情報を書き込みます。
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この後、「問題のチェック」にある「これらの情報をファイルに保存できるようにする」をクリックします。
クリックしない場合、プロパティ情報は保存されません。

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クリック後、↓のようになったことを確認してファイルを閉じます。
a0030830_20442238.gif


サイトでも解説しています。
ドキュメント検査
by hama_y | 2014-01-05 20:51 | Office共通 |▲TOPへ

コピー・貼り付け機能の変遷
2014年 01月 04日
Excel2003の時は、「カメラボタン」って重宝されました。

もちろん、Excel2007、Excel2010、Excel2013にもカメラボタンはあります。
クイックアクセスツールバーに追加して使用することができます。(画像はExcel2010です。)
設定方法は、カメラボタンを参照してください。Excel2007で解説していますが、2010も2013も同じです。
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この「カメラ」機能は、図として貼り付け、そしてリンク貼り付けとなります。また、このカメラのワンクリック貼り付け操作は、Excelの同じブックでのみ使用できる機能です。
クリップボードには保存されています。
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Excel2003では「Shift」キーを使って「図のリンク貼り付け」という機能もあったのですが、「Shift」キーを使わなければならなかったせいか、あまり知られていなかったように思います。
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**************************************
Excel2003の時は「Shift」キーを使って、「編集」メニューから「図のコピー」というコマンドを表示することもできました。
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この「図のコピー」という機能は、クリップボードを経由するので他のアプリケーションにも貼り付けができます。

Excel2007では、図としてコピー・貼り付けで解説しているように、「貼り付け」から選択できるようになりました。もう「Shift」キーを使わなくてもいいので便利ですよね。
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Excel2010以降は、「コピー」ボタンに「図としてコピー」という機能が追加されています。
これも他のアプリケーションへ貼り付けができます。

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また、貼り付けコマンドのメニューも多様になりました。また、嬉しいことにリアルタイムプレビュー機能のおかげで確定する前に確認することができます。
↓の画像はExcel2010です。
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↓はExcel2013です。
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便利な機能はどんどん活用してほしいものです。d(^-^)ネ!
by hama_y | 2014-01-04 12:58 | Excel |▲TOPへ




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