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[Excel]名前定義の活用
2005年 05月 12日
セル範囲に名前を付けておくと便利な場合があります。

たとえば、Excelの入力規則でリストを設定するときなどです。
同じシートにリストを作成する場合は、セル範囲に名前を付ける必要はないのですが、別のシートのリストを設定したい場合は名前定義を使います。

Excel2010以降では、別シートであっても参照できるようになっています。

Excel2003での解説です。

まず、「リスト」シートから、入力規則のリストにしたい範囲を選択します。
名前ボックスをクリックして名前を入力します。「Enter」キーで確定して、再度「Enter」キーを押します。
ここで「Enter」キーを2回押すことを忘れないでくださいね
a0030830_12174225.gif

これで名前ボックスの▼をクリックすると「担当者」がメニューに表示されるようになります。「担当者」をクリックすると担当者の範囲が選択されることを確認します。
a0030830_12371398.gif

「受付」シートの見出しをクリックして「受付」シートをアクティブにします。
入力規則を設定したい範囲を選択します。メニューバーの「データ」から「入力規則」をクリックします。
a0030830_1217559.gif

「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されます。設定タブの「入力値の種類」の▼ボタンをクリックして「リスト」を選択します。
「元の値」のテキストボックス内をクリックします。カーソルがテキストボックス内に表示されます。

キーボードから「F3」キーを押します。「名前の貼り付け」ダイアログボックスが表示されます。
名前の貼り付けから「担当者」を選択して「OK」ボタンをクリックします。
a0030830_1218438.gif

「データの入力規則」ダイアログボックスの「設定」タブ→元の値に「=担当者」と表示されます。「OK」ボタンをクリックして閉じます。
a0030830_12181888.gif

これで入力規則は完成です。設定したセルをアクティブにするとプルダウンで名前を入力できるようになりました。
a0030830_12415474.gif

でも、担当者が増えてリストを増やしたい場合が出てきますね。
そういう場合、「リスト」シートで追加したい担当者の名前を入力します。そして、メニュバーの「挿入」→「名前」→「定義」をクリックします。

ショートカットキーは、「Ctrl」キーと「F3」キーです。
a0030830_1346763.gif

「名前の定義」ボックスが表示されますので、範囲を変更したい「担当者」を選択すると参照範囲が表示されます。参照範囲の右側のダイアログボックスの拡大/縮小ボタンをクリックします。
a0030830_12183640.gif

セル範囲を修正します。再度、拡大/縮小ボタンをクリックします。
a0030830_12184796.gif

「名前の定義」ダイアログボックスに戻ります。参照範囲を確認します。変更されていますので「OK」ボタンをクリックします。
a0030830_1218557.gif

これでリストを変更することができました。
a0030830_1219328.gif

名前の定義の参照範囲に数式を入力しておくと、なお便利です。

その方法については、以下のページを参照してください。Excel2007で解説していますが、方法は同じです。


また、一時的にリスト以外の人を入力したい場合もあります。

エラー表示を避けるためにデータの入力規則ダイアログボックスを表示させて「エラーメッセージ」タブの「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」のチェックを外します。

そのほかの方法は、以下のページで解説しています。


a0030830_12204370.gif


この入力規則のリスト設定は、会社などでは本当によく使いますね。入力の手間が省けるのはもちろんですが、入力ミスを防ぐこともできます。
以下の記事で簡単な方法を紹介しています。


by hama_y | 2005-05-12 12:53 | Excel |▲TOPへ

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